//
Algemene informatie – klachtenprocedure

Klachtenprocedure TC’91 Stadshagen

In de Algemene Ledenvergadering van 18 februari 2010 is bepaald dat er een klachtenprocedure zal worden vastgesteld door het bestuur. In haar vergadering van 18 januari 2011 heeft het bestuur onderstaande klachtenprocedure vastgesteld.

Artikel 1 Definitie

Onder het bestuur wordt in deze regeling verstaan: het bestuur van TC’91 Stadshagen.

Artikel 2 Klachten onderling oplossen

2.1 Alvorens gebruik kan worden gemaakt van deze klachtenprocedure zullen betrokkenen altijd eerst elkaar rechtstreeks aanspreken en serieus proberen gezamenlijk tot een oplossing te komen.
2.2 Artikel 2.1 is niet van toepassing in die gevallen waarin de klacht van dien aard is dat het noodzakelijk is dat om een bestuurlijk oordeel wordt gevraagd, of dat anderszins sprake is van een zodanige gedraging dat bijvoorbeeld om een gerechtelijke uitspraak moet worden gevraagd.
2.3 Betrokkenen onthouden zich van gedragingen, die een behoorlijke oplossing in de weg kunnen staan en zullen zich tegenover derden niet uitlaten over de betreffende kwestie.

Artikel 3 Klachtrecht

3.1 Alle leden van TC’91 Stadshagen hebben het recht om in geval de onder artikel 2 geschetste aanpak niet tot een gezamenlijk gedragen oplossing leidt, dan wel sprake is van artikel 2.2 bij de secretaris van het bestuur een klacht in te dienen.
3.2 Klachten kunnen uitsluitend schriftelijk worden ingediend.

Artikel 4 Klaagschrift

4.1 Een klaagschrift moet worden ondertekend en ten minste bevatten:
a. de naam en het adres van de indiener;
b. de dagtekening;
c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht en het tijdstip van de gedraging.
4.2 Klaagschriften, die niet gedagtekend zijn, worden geacht gedagtekend te zijn op de dag van ontvangst.
4.3 Indien de klager minderjarig is, moet de klacht worden ondertekend door een met het gezag beklede ouder of voogd.

Artikel 5 Afdoening in der minne

5.1 In iedere fase van de klachtbehandeling kan het bestuur nagaan of de klager door middel van een informele afhandeling van zijn klacht tevreden gesteld kan worden.
5.2 Zodra het bestuur naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze regeling.

Artikel 6 Bijstand van klager

6.1 Een klager en degene op wiens gedragingen de klacht betrekking heeft, kunnen zich door een gemachtigde laten bijstaan of laten vertegenwoordigen.
6.2 Het bestuur kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.
6.3 Het bestuur kan bijstand of vertegenwoordiging door een persoon, tegen wie ernstige bezwaren bestaan, weigeren.
6.4 Het derde lid is niet van toepassing ten aanzien van advocaten en procureurs.

Artikel 7 Ontvangstbevestiging; door- en toezending en administratie

7.1 Het bestuur bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk onder mededeling van de datum van ontvangst van het klaagschrift en onder toezending van een afschrift van deze regeling.
7.2 Het bestuur zendt een klaagschrift tot behandeling waarvan kennelijk een andere instantie bevoegd is, onverwijld naar die instantie door onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de indiener.
7.3 Het bestuur zendt een klaagschrift dat niet voor hem bestemd is en dat ook niet wordt doorgezonden, zo spoedig mogelijk terug naar de indiener.
7.4 Het bestuur zendt een afschrift van het klaagschrift en de daarbij meegezonden stukken aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
7.5 Het bestuur kan besluiten het klaagschrift dat niet aan artikel 3, eerste of vierde lid voldoet, niet te behandelen, mits de indiener in de gelegenheid is gesteld het klaagschrift binnen een door het bestuur te stellen termijn aan te vullen.
7.6 Het bestuur registreert en administreert binnengekomen klaagschriften en zorgt voor een goede voortgangscontrole.

Artikel 8 Geen verplichting tot klachtbehandeling

8.1 Het bestuur is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging:
a. waarover door de klager reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze regeling is afgedaan;
b. die langer dan twee maanden voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
c. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een rechterlijke instantie kon of had kunnen worden onderworpen;
d. zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.
8.2 Het bestuur is niet verplicht de klacht te behandelen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging naar het oordeel van het bestuur kennelijk onvoldoende is.
3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht stelt het bestuur de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen zes weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis.

Artikel 9 Gelegenheid tot horen

9.1 Het bestuur stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord.
9.2 Van het horen van de klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
9.3 Van het horen wordt een verslag gemaakt.

Artikel 10 Behandeling en beslissing

10.1 Het bestuur handelt de klacht binnen zes weken na de ontvangst van het klaagschrift af.
10.2 Het bestuur kan de behandeling voor ten hoogste zes weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
10.3 Wanneer de klacht een lid van het bestuur betreft, neemt dit lid niet aan de behandeling van de klacht deel.

Artikel 11 Afdoening

11.1 Het bestuur stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.
11.2 Indien vervolgens nog een klacht kan worden ingediend bij een persoon of college, aangewezen om klachten over degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft te behandelen, wordt daarvan bij de kennisgeving melding gemaakt.

Artikel 12 Registratie en publicatie

Het bestuur draagt zorg voor registratie van de bij hem ingediende schriftelijke klachten. De geregistreerde klachten kunnen jaarlijks voorafgaand aan de ALV worden opgevraagd.

Artikel 13 Citeertitel, bekendmaking en inwerkingtreding

1. Deze regeling kan worden aangehaald als Klachtenprocedure TC’91 Stadshagen.
2. Zij wordt gepubliceerd op de website van de vereniging www.tc91stadshagen.nl en treedt in werking met ingang van 20 januari 2011.

Aldus vastgesteld te: Zwolle, 18 januari 2011

A.J. de Haan (voorzitter)

A-E. Ekker (Secretaris)